Royal Smilde
Met de invoering van een nieuw product specificatie management systeem wil Smilde drie doelen bereiken. Een efficiënt beheer van alle specificaties over alle afdelingen, snelle aanlevering van foutloze specificaties naar klanten en het beheer van alle specificaties in één systeem van waaruit andere systemen gevoed worden.
“We hebben met Greywise het gewenste applicatielandschap in kaart gebracht en Greywise ondersteunt ons bij het selecteren en implementeren van de applicaties.”
Albert Beekhuizen
Royal Smilde
Royal Smilde is een vooraanstaand producent van voedingsmiddelen. Hoogwaardige grondstoffen, halffabricaten en eindproducten vinden via afzetkanalen als ambachtelijke bakkerijen en slagerijen, foodservice en retail hun weg naar de consument.
De uitdagingen liggen op meerdere gebieden:
Er worden steeds hogere eisen gesteld aan de specificaties van producten, grondstoffen en eindproducten, door eigen organisatie, de wetgever, klanten en externe partijen. Het kost Smilde steeds meer tijd en energie om aan deze eisen te voldoen. Smilde is daarom op zoek naar een nieuw informatiesysteem waarin productspecificaties efficiënt beheerd kunnen worden.
Smilde is continu bezig is met het introduceren van nieuwe producten en het verbeteren van bestaande producten. Dit wordt projectmatig gedaan volgens vastgelegde projectstappen en besluitvormingsprocessen. Hierbij zijn een groot aantal medewerkers betrokken die elk hun eigen taak hebben, in de uitvoering en/of de besluitvorming.
Het is van groot belang dat:
Bij het aanpassen van bestaande producten en het ontwikkelen van nieuwe producten moet met een groot aantal factoren rekening worden gehouden. Hierbij wil men uit kunnen gaan van specificaties van bestaande producten, op een flexibele manier hiervan meerdere varianten gelijktijdig bewerken en met elkaar kunnen vergelijken. Het is van belang snel inzicht te krijgen in effecten op kostprijs, eigenschappen, labeldeclaratie, etc. Het resultaat van het productontwikkelingsproces is een geautoriseerde specificatie die door de verschillende afdelingen in de organisatie gebruikt kan worden (verkoop, kwaliteitsdienst, productie, logistiek, etc.).
Bij een productontwikkeling (PD) wordt projectmatig gewerkt (PM), waarbij gebruik wordt gemaakt van bestaande specificaties en wat weer leidt tot nieuwe specificaties (PDM). Domeinen PDM, PD en PM hebben een grote samenhang. Om deze reden is Smilde op zoek naar een informatiesysteem dat al deze drie domeinen op een geïntegreerde manier ondersteunt.
Smilde ziet PDM als de centrale bron voor alle productgerelateerde data. Andere informatiesystemen zoals ERP, MES en LIMS gaan gebruik maken van de data uit het PDM. Productgerelateerde data wordt dan niet meer onderhouden in deze systemen zelf.
Alle vestigingen maken gebruik van hetzelfde systeem (en database), zoals dat op termijn ook voor ERP het geval zal zijn. Hierdoor wordt de standaardisatie over de vestigingen en de integratie tussen beide systemen eenvoudiger.
Smilde streeft ernaar om de werkwijzen en informatiesystemen te standaardiseren over de verschillende vestigingen. Deze standaardisatie zal niet meteen op alle domeinen worden doorgevoerd. Dat betekent dat het nieuwe systeem in staat moet zijn om per vestiging andere werkwijzen toe te staan, maar wel zo flexibel moet zijn dat op termijn werkwijzen kunnen worden gestandaardiseerd.
Bovenstaande doelstellingen stellen hoge eisen aan de aanpasbaarheid van het systeem op een groot aantal gebieden, waaronder:
In overleg met de IT Manager en de stuurgroep is de short list opgesteld waarbij gebruik gemaakt is van onze lijst van leveranciers van deze systemen. Er zijn drie potentiële leveranciers op de short list terecht gekomen die aan de genoemde eisen zouden kunnen voldoen.
De leveranciers zijn uitgenodigd om een presentatie en standaard demo te geven voor de sleutelgebruikers. Uit de evaluatie kwam naar voren dat alle drie de partijen in staat zouden moeten zijn de gevraagde functionaliteit te leveren. Een van de partijen viel af vanwege de beperkte ondersteuning die geleverd zou kunnen worden voor een project in Nederland. De stuurgroep heeft besloten om met de andere twee leveranciers het traject voort te zetten.
Er is een aanvraag voor offerte opgesteld opgebouwd uit de volgende onderdelen:
De leveranciers hebben hierop gereageerd met een offerte. Beide leveranciers zijn uitgenodigd om een sessie van een halve dag hun offerte toe te lichten en een uitgebreide demo te geven gebaseerd op de casus. Beide sessies vonden op dezelfde dag plaats. Aan het einde van de dag hebben de sleutelgebruikers een voorkeur uitgesproken die is voorgelegd aan de stuurgroep. De stuurgroep heeft besloten om de voorkeursleverancier het traject te vervolgen.
De leverancier heeft enkele bedrijven voorgesteld die vergelijkbaar zijn met Royal Smilde en die dezelfde functionaliteit gebruiken. Een aantal sleutelgebruikers hebben het bedrijfsbezoek voorbereid en een vragenlijst opgesteld die vooraf is toegezonden. Hierdoor was het bezoek zeer effectief en zijn een groot aantal onderwerpen behandeld.
De directie van de leverancier heeft samen met de stuurgroep een aantal keren om de tafel gezeten. Smilde heeft de verwachtingen helder neergezet en de leverancier heeft een duidelijk commitment uitgesproken om van het project een gezamenlijk succes te maken. Ook zijn de lijnen uitgezet voor de aanpak van het project.
De afdeling Inkoop heeft de onderhandelingen gevoerd met de leverancier en gekeken naar punten als:
Het resultaat is voorgelegd aan de stuurgroep en de keuze is gemaakt om met de leverancier door te gaan naar de volgende fase.
Gestart wordt met de blauwdrukfase, waarin de leverancier samen met de sleutelgebruikers in verschillende workshops de volledigheid nagaat van de specificaties en al een versie van de oplossing laat zien. Het resultaat van de deze fase is dat de leverancier een goed beeld heeft van de gewenste oplossing en een goede offerte kan maken voor de realisatie en de invoering. De gebruikers hebben al een goede indruk gekregen van de toekomstige oplossing.
Er is een draagvlak gecreëerd bij een grote groep toekomstige gebruikers:
Het selectietraject heeft relatief kort geduurd en is ook door de leveranciers als professioneel en transparant ervaren.
Heeft u nog vragen over deze case of bent u benieuwd wat Greywise voor u kan betekenen. Neem eens contact op met Jos.
