Voedingsmiddelen moeten aan kwaliteitseisen voldoen. In de ideale wereld zijn de eigenschappen van de grondstoffen en van de ingrediënten constant. Echter de eigenschappen van natuurproducten zijn nooit constant. En laat nu net natuurproducten de voornaamste grondstof in de voedingsindustrie zijn. Het is een grote uitdaging om een eindproduct van een constante kwaliteit te leveren. Kwaliteitssystemen zijn essentieel om kwaliteit te beheersen.
Een eindproduct afleveren dat aan de gestelde specificaties voldoet is het doel. De gestelde specificaties zijn het resultaat van QA activiteiten. Het monitoren of er daadwerkelijk binnen specificatie wordt geproduceerd wordt, is een QC gerelateerde activiteit. Kwaliteitssystemen die hier genoemd worden, kunnen in ieder geval een rol spelen op het gebied van QC. Deze systemen kunnen dus gedurende productie zorgen dat het kwaliteitsniveau binnen bandbreedte blijft.
De kwaliteitssystemen hebben alle de functionaliteit om kwaliteitsdata te registreren en afwijkingen te signaleren.
Een afwijking in het product of proces moet zichtbaar kunnen worden gemaakt door het kwaliteitssysteem. Een afwijking kan zijn een overschrijding van een variabele (bijv. temperatuur). Het wordt al complexer als de afwijking moet worden bepaald aan de hand van meerdere variabelen volgens een bepaalde rekenregels. Kwaliteitssystemen zijn in staat dit real-time te doen.
Een kwaliteitssysteem kan een operator ondersteunen met het nemen van besturingsbeslissingen. Een afwijking in het begin van het productieproces kan bijvoorbeeld gecorrigeerd worden met het bijstellen van de druk verderop in het productieproces. Een kwaliteitssysteem kan dit een operator duidelijk maken. Het is aan de operator om te bepalen of hij dit doet.
Bij een afwijking bepaalt het kwaliteitssysteem volgens bepaalde regels of formules hoe het proces bijgestuurd moet worden. Het systeem is verbonden met de besturing en stuurt aanpassingen in instellingen door naar de machine. De operator krijgt hiervan een signaal en de correctie wordt gelogd.
Omdat productiebedrijven nooit stil staan zal het kwaliteitssysteem ook altijd in beweging zijn. Aanpassingen of toevoegingen in de inrichting van het kwaliteitssysteem zullen daarom altijd nodig blijven. Onafhankelijkheid van de leverancier van het kwaliteitssysteem kan voordelen hebben in termen van flexibiliteit, kosten en kennis. Het is daarom aan te raden om goed na te gaan wat de organisatie zelf zou kunnen aanpassen in het kwaliteitssysteem. Denk hierbij verder dan het toevoegen van de variabelen in overzichten. De koppeling met bijvoorbeeld PLC’s hoort hier ook bij.
Kwaliteitsdata moet gestructureerd beschikbaar gemaakt kunnen worden door een kwaliteitssysteem. Data is immers waardeloos wanneer het analyseren van deze data tijdrovend en complex is. Het is belangrijk dat de database goed uitgelezen kan worden door een gebruikersvriendelijke analyse en rapportage tool. Deze is meestal onderdeel van de applicatie.
Het beheer van een kwaliteitssysteem kan op verschillende manieren geregeld worden. De meeste leveranciers bieden hun oplossingen lokaal of in de cloud aan. Een aantal leveranciers biedt beide mogelijkheden aan. De laatste tijd zien we steeds meer cloud oplossingen:
E-book
Overal worden monsters genomen en geanalyseerd, aan de lijn metingen verricht, kruisjeslijstjes ingevuld, six sigma kaarten ingevuld. Dit alles om te monitoren of het product (of proces) binnen de specificaties blijft. Dit zal in de toekomst alleen nog maar toenemen.
We zien dat bedrijven daar op een verschillende manier invulling aan geven.
Bij elke nieuwe productieopdracht krijgt de teamleider met de informatie over de order ook de kwaliteitsformulieren. Na het afsluiten van de order gaan de ingevulde formulieren mee naar het bedrijfsbureau en dan door naar de kwaliteitsdienst, die deze analyseert en bij afwijkingen maatregelen neemt. Dit systeem is vrij arbeidsintensief, omdat de formulieren voor elke order moeten worden voorbereid. Hiervoor wordt vaak een spreadsheet gebruikt waarin ook de normen worden bijgehouden. Om uit deze gegevens ook trends te halen moeten de gegevens handmatig worden overgenomen in een andere spreadsheet. We zien dat hier veel tijd in gaat zitten van goed opgeleide mensen, die eigenlijk bezig zouden moeten zijn met proces- en productverbetering.
Er zijn ERP systemen die ook een kwaliteitsmodule hebben. Hierin kunnen per product een aantal normen worden vastgelegd en bij elke productieorder worden bepaalde kwaliteitsparameters geregistreerd. Deze worden dan gebruikt om te bepalen of een product of halffabricaat kan worden vrijgegeven voor verder gebruik. We zien verschillende manieren waarop de gegevens in het ERP systeem komen:
We zien in een aantal gevallen dat de grenzen van deze oplossing bereikt worden. Toevoegen van nieuwe parameters of nieuwe controles is moeizaam, beheer van de normen is vaak beperkt waardoor er maatwerk nodig is of spreadsheets gebruikt worden. Voor de operator is het vaak weer een extra systeem dat niet altijd even gebruiksvriendelijk is.
Een LIMS is een laboratorium management informatie systeem en primair bedoeld om de processen in het laboratorium te optimaliseren. Vaak hebben de LIMS systemen ook een module die op de productievloer gebruikt kan worden. De resultaten van metingen en analyses worden dan door de operator in het LIMS ingevoerd. In het LIMS worden deze beoordeeld en wordt bepaald of een halffabricaat of eindproduct kan worden vrijgegeven. Hiervoor is dan een koppeling met het ERP voorzien.
De meeste MES systemen bieden ook de functionaliteit voor het aansturen en registreren van controles en monsternames en voor regelkaarten, SPC en trendanalyse. De resultaten worden opgeslagen bij de productie-order en direct gebruikt voor het bijsturen van het proces. De operator werkt alleen in MES, omdat het MES alle functionaliteit biedt die nodig is op de werkplek.
Kwaliteitssystemen richten zich specifiek op het registreren van kwaliteitsinformatie op de werkvloer op een gebruikersvriendelijke manier. Sommige systemen bieden ook de functionaliteit voor (klein) laboratorium en liggen daarmee dicht tegen een LIMS aan. Omdat deze systemen op de werkvloer worden gebruikt zien we dat bedrijven dan gaan vragen voor extra functionaliteit, zoals het registreren en labelen van de goederenstromen, tracking en tracing, het registreren van uren en stilstanden, koppelingen met machines voor aansturing en registratie en koppelingen met het ERP systeem. Deze systemen schuiven langzaam op richting een MES systeem.
Welke oplossingsrichting en welke applicatie een bedrijf gebruikt is meestal door een aantal (historische) factoren bepaald. Het is goed om regelmatig te toetsen of de gekozen oplossingsrichting voldoende toekomstvast is.
In Nederland zijn een aantal leveranciers die zich specifiek richten op de kwaliteit op de werkvloer en het laboratorium.
Het succes van het project hangt voor een groot deel af van de juiste keuze van de applicatie en de leverancier. Daarom moet het selectieproces zorgvuldig doorlopen worden en tegelijkertijd efficient en effectief. Het selectieproces van een kwaliteitssysteem doorloopt de stappen die we terugvinden in elk selectietraject:
Er komt meestal meer bij kijken.
Een groot aantal factoren bepalen of de juiste keuze gemaakt wordt en of het selectieproces binnen tijd en budget afgerond is.
Het aantal leveranciers van kwaliteitssystemen is beperkt. Het is dan ook aan te raden deze aanbieders op de shortlist te zetten. Door met meerdere leveranciers te praten ontstaat een goed beeld van de mogelijkheden en de verschillen.
Als de leverancier en/of system integrator een goed inzicht heeft in uw wensen en eisen kan hij ook een goede prijsindicatie en globale planning afgeven. We kunnen u helpen om de specificaties scherp te formuleren. Welke productie- en bedrijfsprocessen moet het systeem ondersteunen, welke interfaces moeten gerealiseerd worden, aan welke technische eisen moet voldaan worden, wat verwacht u dat er geleverd moet worden en wat wilt u zelf doen (denk aan testen, documenteren, opleiden), welke planning heeft u voor ogen, enz.?
Wij zorgen dat alles goed gedocumenteerd is en dat de antwoorden van de leveranciers op een goede manier vergelijkbaar zijn.
Als de leverancier een demo heeft die representatief is voor uw situatie dan kunt u een goede indruk krijgen van de mogelijkheden het systeem en wat het systeem voor u kan betekenen. Is die demo er niet dan is het goed de leverancier te vragen een demo te bouwen op basis van een beperkte maar representatieve subset van uw eisen en wensen. De focus moet hierbij liggen op thema’s die specifiek zijn voor uw bedrijf. Wij kunnen goed beoordelen wat als standaard functionaliteit verwacht mag worden en wat wel eens een uitdaging zou kunnen zijn voor de leverancier.
Uit de verschillende aanbiedingen komt een potentiële kandidaat naar voren. Dan kunnen een of meerdere referentiebezoeken helpen om de keuze te bevestigen. De leverancier kan u helpen om een of meerdere bedrijven te selecteren die vergelijkbaar zijn met uw bedrijf qua omvang, product, markt en complexiteit. Om een goed beeld te krijgen is het van belang dat het bedrijf ook die modules gebruikt die u nodig heeft. Bereid het bezoek goed voor en geef uw verwachtingen vooraf door. Ga met een representatieve groep, laat iedereen zijn bevindingen op papier zetten en organiseer een bijeenkomst waar iedereen zijn mening kan geven en waarbij een conclusie getrokken kan worden.
Tijdens het selectieproces is het belangrijk dat het management betrokken is. Er wordt een keuze gemaakt die grote impact kan hebben op de bedrijfsvoering en de financiën. In een stuurgroep nemen die managementleden zitting die een relatie hebben met het project. Het team dat de selectie uitvoert zorgt er voor dat het proces volledig transparent is en dat de stuurgroep op de juiste momenten geïnformeerd wordt en waar nodig kan bijsturen.
De offerte is meestal gesplitst in drie delen: de licenties, de diensten en support. Elke leverancier gebruikt zijn eigen licentiemodel, waardoor vergelijken vaak moeilijk is. De leverancier gaat uit van zijn standaard prijslijst, maar er zijn meestal een aantal argumenten waarom die prijs in uw geval omlaag kan. Bij de diensten moet goed gekeken worden wat wordt aangeboden en wat u zelf zal moeten doen. Wilt kunt u dit zelf doen of verwacht u meer van uw leverancier?
Hoe meer risico’s een leverancier ziet, hoe hoger de prijs zal zijn. Dit risico kan omlaag gebracht worden door het project in fasen uit te voeren. De eerste offerte is gebaseerd op een aantal aannames en risico’s en er wordt een prijs afgegeven met een bepaalde marge. Op basis hiervan kan u besluiten om met de leverancier in zee te gaan voor uitvoeren een blauwdrukfase. Na deze fase er meer zicht op de fit/gap met de gewenste functionaliteit, eventueel maatwerk, de benodigde diensten, enzovoorts. Voor de realisatie is de leverancier nu in staat een scherpere prijs af te geven. In sommige gevallen zelfs een vaste prijs. Mocht de gekozen oplossing tegenvallen of is er geen goede relatie met de leverancier ontstaan kan u nog altijd besluiten niet verder te gaan met deze leverancier.
In de blauwdruk fase gaat u samen met een consultant van de leverancier door de wensen en eisen en wordt een representatief deel van de gewenste functionaliteit in het systeem geconfigureerd. U krijgt al een goed gevoel hoe het er uit ziet en wat het pakket standaard kan. U kan besluiten om uw bedrijfsproces aan te passen, zodat het beter past bij de standaard functionaliteit en maatwerk vermeden kan worden. Aan het einde van deze fase worden de wensen en eisen vastgesteld, de taakverdeling tussen de partijen bepaald, de gewenste planning en aanpak besproken en worden de laatste vragen van de leverancier beantwoord zodat deze een goede offerte kan maken. Het uitvoeren van de blauwdruk fase is een betaalde opdracht. De resultaten van de blauwdrukfase zijn uw eigendom.
We zien dat de invoering van een kwaliteitssysteem vaak klein begint. Als een oplossing voor een probleem binnen de kwaliteitsafdeling. Daar is niets mis mee, maar het is dan wel goed om de IT afdeling in een vroeg stadium te betrekken. Samen met de IT manager kunnen dan de volgende vragen beantwoord worden:
De leverancier heeft de opdracht ontvangen voor de levering van de applicatie en daarmee begint het project pas echt. Zoals bij alle IT projecten moeten een aantal stappen doorlopen worden:
Het succes van de implementatie hangt van een aantal factoren af. Hoe zwaar deze factoren wegen hangt onder andere af van de omvang en complexiteit van de gewenste applicatie. Bij kleinere applicaties kan bijvoorbeeld de kwaliteitsmanager het prima zelf regelen. Wordt de scope groter, zijn er meer afdelingen bij betrokken, zijn er interfaces nodig met interne en externe systemen en is complexere rapportage gewenst dan moet de implementatie projectmatig uitgevoerd worden.
E-book
Benieuwd wat Greywise voor u kan betekenen?
Neem eens contact op met Jos.
