In het ERP worden op basis van klantorders en forecast de productieorders voor de volgende dag of week samengesteld. De eerste controle op haalbaarheid is al gedaan op basis van een grove capaciteitsplanning en een controle op de beschikbaarheid van grondstoffen en verpakkingsmaterialen.
Scheduling zorgt ervoor dat deze orders worden omgezet naar werkorders voor de verschillende processen en verpakkingslijnen. Het streven hierbij is de capaciteit van de fabriek optimaal te benutten. Dit is niet eenvoudig omdat rekening gehouden moet worden met een groot aantal regels en beperkingen.
Het aantal producten neemt toe en er worden nieuwe processen en verpakkingslijnen neergezet. Factoren als contaminatie, beschikbaarheid van gekwalificeerd personeel, beperkte opslag en houdbaarheid maken het voor de planner niet eenvoudiger. De grenzen van de zelfgebouwde spreadsheet worden bereikt. Dan kan de inzet van een scheduling applicatie een goede stap zijn.
Het gebruik van een scheduling applicatie heeft meerdere voordelen.
Betere benutting capaciteit
De scheduling applicatie komt met een planningsvoorstel waarin met een groot aantal factoren rekening is gehouden. Vergeleken met het plan dat door de planner is opgesteld is er minder tijd nodig voor omstellen, waardoor de capaciteit van de fabriek beter benut wordt.
Het productieplan dat door de planner is opgesteld wordt een maal per dag op papier doorgegeven aan de verschillende productieafdelingen. Het is gedurende de dag een moeizame en tijdrovende opgave om nog te reageren op onverwachte omstandigheden. Met een scheduling applicatie is er continu inzicht in de voortgang van de verschillende afdelingen en kan bij een onverwachte omstandigheid snel een nieuwe planning worden opgesteld. Als de planner tevreden is met de voorgestelde oplossing dan kan de nieuwe planning worden doorgegeven aan de afdelingen.
Veel regels, beperkingen, maar ook gewoonten, zitten in het hoofd van de planner en worden gebruikt bij het opstellen van de planning. Het resultaat ziet er goed uit, maar verder kan bijna niemand zien of controleren of dit ook de optimale planning is. Het planningsproces is niet transparant. Het invoeren van een scheduling applicatie dwingt het bedrijf deze planningsregels inzichtelijk te maken.
Omdat veel van deze regels nu in een systeem zitten is het ook voor minder ervaren planners mogelijk om de planning te doen, zodat de afhankelijkheid van “de ene goede planner” minder wordt.
Een scheduling applicatie kan “vooruit kijken”. Het is bijvoorbeeld eenvoudig te zien op welk tijdstip een bepaalde bulkgrondstof aangevuld moet worden voordat de productie er last van krijgt. Of wanneer een afnemer het bulkproduct moet komen ophalen voordat de silo vol is en de productie moet stoppen. De scheduling applicatie houdt hierbij rekening met de productiesnelheid en het verbruik van een bepaalde grondstof per tijdseenheid.
Het is natuurlijk ideaal als we alle beschikbare informatie in de scheduler stoppen en dat er met een druk op de knop het ideale plan uitkomt. In de praktijk is het vaak nog de planner die kijkt naar de uitkomsten van de berekening en dan nog aanpassingen doet voordat de planningen naar de afdelingen gaan. Er zijn ook situaties waar de scheduling applicatie uitsluitend gebruikt wordt als elektronisch planbord: de planner schuift met de orders op het beeldscherm net zo lang tot er een bevredigende planning uitkomt en het systeem geen meldingen meer geeft dat iets niet kan.
Een scheduling applicatie verwacht informatie uit de verschillende productieafdelingen over de voortgang van de orders. Op het scherm is dan te zien hoe de voortgang is ten opzichte van het plan en of de geplande eindtijd gehaald wordt. De planner kan verstoringen vroegtijdig signaleren en waar nodig tijdig maatregelen nemen. Een vereiste is dan wel een koppeling met systemen die deze informatie kunnen leveren, zoals bijvoorbeeld MES of ERP.
In een voedingsbedrijf zien we dat planning op verschillende niveaus plaatsvindt. Op strategisch niveau wordt gekeken naar lange termijn ontwikkelingen en hoe het bedrijf daarop moet inspelen. Op taktisch niveau wordt gekeken naar de mogelijkheden van de fabriek zodat de verkopers afspraken kunnen maken met de klant die ook kunnen worden nagekomen. Met leveranciers kunnen afspraken worden gemaakt over volumes en levertijden. Op operationeel niveau worden op basis van de verkooporders en de verwachte vraag naar voorraadproducten productieorders opgesteld voor de komende periode. Deze orders zijn het startpunt voor het scheduling proces.
Naast scheduling komen we begrippen tegen als APS en Detail Planning. APS staat voor Advanced Planning and Scheduling.
Er is geen beste scheduling applicatie te benoemen. Er zijn er wel met bijzonder veel mogelijkheden en enorm krachtige algorithmen, maar past deze het beste bij uw planningsbehoeften? Ook rekening houdend met het prijskaartje? Een goed selectietraject is daarom van essentieel belang.
Er zijn verschillende bedrijven gespecialiseerd in scheduling applicaties. Er zijn generieke systemen die kunnen worden toegepast in elk type industrie, maar ook systemen die zich richten op bepaalde sectoren. Het kan zijn dat de leverancier van uw ERP systeem een scheduling module aanbiedt. Daarnaast zijn er ook leveranciers van MES systemen die een module voor scheduling aanbieden. In alle gevallen is belangrijk eerst de eisen en wensen helder te krijgen. Dan kan op een objective manier beoordeeld worden of de module die uw ERP of MES leverancier aanbiedt voor uw bedrijf zal voldoen. Als dit zo is, dan ligt het voor de hand voor deze oplossing te kiezen omdat daarmee een deel van de integratieproblematiek wordt opgelost. Mocht deze niet voldoen dan wordt verder gekeken naar andere scheduling applicaties op de markt.
In veel gevallen kan het planningsproces al verbeterd worden door het toepassen van een elektronisch planbord. De planner schuift zelf met de orders en het systeem geeft aan waar mogelijke beperkingen of onmogelijkheden ontstaan. De planner schuift zo lang totdat er een haalbare planning uitkomt. Is het planningsproces complexer dan kan een solver nuttig zijn. Om een solver goed te laten werken moeten alle regels en beperkingen in het systeem worden ingevoerd. Nadeel kan zijn dat men niet meer kan beredeneren waarom een solver tot deze uitkomst gekomen is en men er op moet vertrouwen dat dit het optimale plan is. In de praktijk is het vaak een mix: het systeem doet een eerste voorstel en de planner schuift nog wat totdat hij tevreden is.
In de voedingsindustrie komen alle drie procestypen voor: continu, batch en discreet. Vaak in een combinatie. Een halffabrikaat wordt in een reactor of mixer gemaakt en daarna bijvoorbeeld gedroogd in een continu proces, waarna het als poeder wordt opgeslagen in een silo. Vanuit die silo wordt het verpakt in verschillende verpakkingsvormen. Voorafgaand aan het batchproces zien we nog voorbereidende processen zoals het afwegen van grondstoffen. Het is van belang deze processtructuur goed in kaart te brengen.
Er zijn een groot aantal factoren waar de scheduling applicatie rekening mee kan of moet houden. Een aantal zijn typisch voor de voedingsindustrie. Hier volgt een beknopte opsomming.
De applicaties in deze lijst worden in Nederland geleverd en zijn ook meerdere malen toegepast:
Het selectieproces bestaat uit verschillende fasen.
In de oriëntatiefase wordt vastgesteld welke doelen men wil bereiken en gekeken naar de knelpunten in de huidige planningsprocessen. Welke standaard oplossingen zijn beschikbaar en wat zijn globaal de mogelijkheden.
In het programma van eisen wordt vastgelegd aan welke functionele en technische eisen de scheduling applicatie moet voldoen. De functionele eisen worden aangevuld met cases waarin bepaalde voor uw bedrijf typische planningsproblematiek is beschreven.
Ook wordt vastgesteld wat het profiel is van de leverancier die het beste bij uw bedrijf past.
Aan de hand van de beschikbare informatie wordt een shortlist opgesteld van leveranciers die in principe in staat zouden moeten de gewenste applicatie te leveren en te implementeren. Deze leveranciers worden uitgenodigd om een aanbieding te maken op het programma van eisen.
Aan de hand van de informatie die is verkregen uit de offertes en de presentaties van de leveranciers blijven een of twee leveranciers over. Met deze leveranciers kunnen een of meerdere workshops worden gedaan waarin de leveranciers laten zien hoe zij uw cases zouden oplossen. Ook referentiebezoeken kunnen in deze fase helpen om tot goed oordeel te komen en een definitieve keuze te maken.
Hierin gaat het uiteraard over de prijs, maar nog belangrijker is dat helder is wat de omvang van de levering is, wie welke verantwoordelijkheid en taken heeft en hoe wordt omgegaan met bijvoorbeeld scope aanpassingen. In het contract worden ook zaken vastgelegd als documentatie, training, go-live ondersteuning, automatische data-conversie en het support contract.
Er is vertrouwen dat het bedrijf de gewenste doelstellingen kan bereiken met de geselecteerde applicatie en leverancier. Goed projectmanagement is een essentiële voorwaarde, maar zeker niet de enige. Er zijn een aantal thema’s die specifiek zijn voor product specificatie projecten die absoluut aandacht vereisen.
Een scheduling applicatie is zelden een volledige stand-alone applicatie. Er is informatie nodig uit andere systemen en informatie wordt doorgegeven aan andere systemen.
Een van de eerste stappen zal zijn deze informatiestromen in kaart te brengen en vast te stellen welke interfaces er nodig zijn.
Bij uitbreidingen in de fabriek zijn er vaak creatieve oplossingen bedacht om met de installatie zo veel mogelijk product te kunnen maken op zo veel mogelijk verschillende manieren. Voor het maken van een bepaald product worden machines in de lijn geschoven, worden handmatig bepaalde leidingen gekoppeld, wordt tijdelijk een product even in een container opgeslagen, enzovoorts. Dit geeft een enorme flexibiliteit, maar een enorme complexiteit voor de planning.
Het is beter om eerst te investeren in procesaanpassingen om de complexiteit uit het proces te halen voordat geprobeerd wordt dit met de scheduling applicatie op te lossen.
Vaak wordt de detailplanning gemaakt door het bedrijfsbureau. Daar kunnen veel goede redenen voor zijn, zoals het contact met de leveranciers voor het afroepen van materialen, of het contact met vervoerders en de verkoopafdeling. Zouden we de rol van detailplanner dichter tegen of in productie leggen, dan zou deze rol tijdens alle productie-uren ingevuld kunnen zijn en kan productie direct zelf reageren bij onverwachte omstandigheden, ook ‘s nachts. Waarom kan productie niet zelf de materialen afroepen; zij hebben de meest actuele stand van zaken? En vaak doen ze dit al voor bulkgrondstoffen. Met andere woorden: hoe kunnen we taken op de juiste plaats leggen en voorkomen we communicatieruis en verstoringen? Hoe maken we onze organisatie lean? De invoering van een scheduling applicatie is een goede aanleiding om deze vragen een keer te stellen.
De invoering zal gepaard gaan met veranderingen. Werk dat vroeger in spreadsheets gedaan werd zal vervallen. Interfaces maken handmatige invoer overbodig en taken zullen misschien bij een andere afdeling of medewerker komen te liggen. Van de start van het project zal er veel aandacht moeten zijn voor het in goede banen leiden van deze veranderingen.
Het is niet aan te raden om in één stap naar een volledig geautomatiseerde planning te gaan. Er worden te veel planningregels ingevoerd en de uitkomst van de berekening is voor de planner niet herkenbaar. Hij snapt niet hoe deze uitkomst heeft kunnen ontstaan en verliest het vertrouwen in het systeem. Beter is om de starten met een elektronisch planbord, waarbij de planner nog aan het roer staat, maar waarbij het systeem hem ondersteunt en aangeeft waar de beperkingen en onmogelijkheden liggen. In de loop van de tijd kunnen meer regels worden toegevoegd en kan de “solver” worden aangezet.
De huidige planner is in het verleden een keer van productie naar het bedrijfsbureau gegaan om zich met de planning bezig te houden. Het is praktisch persoon die alle aspecten van het proces kent. Nu komt er een geautomatiseerd systeem dat werkt volgens een bepaalde methode. Om er goed mee om te kunnen gaan is een eenvoudige gebruikerstraining onvoldoende. Het is belangrijk de kennis van logistieke basisprincipes op een hoger peil te brengen.
Als het project is afgerond, het project team ontbonden en de gebruikers zijn aan de slag dan is het van belang een goede opvolging te geven. Worden de gebruikers aan hun lot overgelaten dan ontstaan creatieve workarounds, verschijnen de eerste spreadsheets weer en zal de toegevoegde waarde van de scheduling applicatie steeds verder afnemen.
Daarom is het aan te bevelen periodiek, bijvoorbeeld een maal per jaar, een scan uit te laten voeren op het systeem om het optimale gebruik te garanderen.
Als er meer ervaring met de scheduling applicatie is opgedaan en er vertrouwen is in de uitkomsten, dan kunnen nieuwe planningsregels worden toegevoegd, die door de scheduling applicatie gebruikt kunnen worden en die de planner werk uit handen nemen.
Op een gegeven moment zal de tijd rijp zijn om ook met de solver te gaan werken. Hiermee kunnen testen worden uitgevoerd, terwijl het planningsproces nog via het elektronisch planbord wordt uitgevoerd. Het inzetten van de solver is geen kleine stap en moet weer als een project worden opgepakt.
Door het intensiever werken met het systeem en soms nieuwe ontwikkelingen in het bedrijf of in de markt komen nieuwe wensen naar boven. Deze zullen moeten worden beoordeeld en waar nodig in samenwerking met de leverancier worden omgezet in nieuwe functionaliteit.
Een goede leverancier is continu bezig zijn product aan te passen en uit te breiden om zo goed mogelijk te voldoen aan de wensen van zijn klanten en optimaal gebruik te maken van de ontwikkelingen op het gebied van geautomatiseerd plannen. In samenwerking met de leverancier kan worden bekeken of de nieuwe functionaliteit toegevoegde waarde levert voor het bedrijf. Als dit zo is kan worden besloten deze functionaliteit in te voeren.
Na een tijd blijkt dat er een extra veld nodig is in de logistieke stamdata in het ERP systeem. Dit kan nog eenvoudig worden toegevoegd in de specificatie in het product specificatie systeem. Wel blijkt dat de aanpassing van de interface wat prijzig is of niet tijdig door de ICT-afdeling wordt opgepakt. Dan wordt om praktische reden besloten dit ene veldje dan maar handmatig in het ERP in te vullen. Weer een ongewenste work around.
Medewerkers zijn tijdens de invoering getraind in het gebruik van het systeem. In de regel wordt daar de meest noodzakelijk functionaliteit behandeld die nodig is voor de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden. Dat het systeem nog meer mogelijkheden heeft is onvoldoende bekend en er worden weer work arounds verzonnen voor zaken die ook standaard met het systeem zouden kunnen.
E-book
E-book
