Van Geloven
Productspecificaties zijn de basis voor een groot aantal essentiële bedrijfsprocessen. Er is behoefte aan een applicatie waarin specificaties opgesteld en beheerd kunnen worden. De specificaties worden dan gebruikt in andere applicaties zoals ERP, op de werkvloer en naar consumenten en afnemers.
Van Geloven is een ontwikkelaar en producent van A-merk en private label diepvriessnacks en maaltijdcomponenten voor de winkel- en grootverbruiksector in Europa. Enkele merken van Van Geloven zijn o.a. Mora, Van Lieshout Snacks, Welten Snacks en Hebro. Van Geloven heeft vier fabrieken en marketing & sales units in Nederland en België.
In totaal worden er meer dan 4000 SKU’s geproduceerd in vier fabrieken die leveren aan een groot aantal afnemers in de retail en foodservice. Duizenden specificaties van grondstoffen, verpakkingen, halffabricaten en eindproducten moeten hiervoor worden onderhouden en opgesteld. Van Geloven is continu bezig met het ontwikkelen van nieuwe producten en het verbeteren van bestaande producten. De ontwikkeling en verbetering van producten wordt projectmatig aangestuurd. Het is van groot belang dat alle afdelingen op een gecontroleerde manier toegang hebben tot de specificaties en dat deze op een snelle en betrouwbare manier uitgewisseld kunnen worden met leveranciers en klanten. Van Geloven heeft het besluit genomen om voor productspecificatie management en het projectmatig werken bij productontwikkeling een nieuwe, geïntegreerde software oplossing te zoeken. Greywise is gevraagd het selectieproces te begeleiden.
De eerste stap is het vaststellen van de eisen waaraan het nieuwe systeem moet voldoen. Samen met de IT Manager van Van Geloven is bepaald welke medewerkers uit de verschillende sites hierbij betrokken worden. In verschillende workshops zijn de wensen en eisen op papier geformuleerd, waarbij Greywise actief participeert en de ervaring van eerdere trajecten inbrengt.
Parallel aan de workshops hebben we samen met de IT Manager de short list opgesteld waarbij gebruik gemaakt is van onze lijst van leveranciers van deze systemen en enkele criteria, zoals:
Na de toetsing van de criteria zijn er twee potentiële leveranciers op de short list terecht gekomen.
De leveranciers zijn uitgenodigd om een presentatie en standaard demo te geven voor de sleutelgebruikers. Uit de evaluatie kwam naar voren dat beide partijen in staat zouden moeten zijn de gevraagde functionaliteit te leveren. De stuurgroep heeft besloten om met beide leveranciers het selectietraject voort te zetten.
Er is een aanvraag voor offerte opgesteld opgebouwd uit de volgende onderdelen:
De leveranciers hebben hierop gereageerd met een offerte. Beide leveranciers zijn uitgenodigd om in een sessie van een halve dag hun offerte toe te lichten en een uitgebreide demo te geven gebaseerd op de casus. Beide sessies vonden op dezelfde dag plaats. Aan het einde van de dag hebben de sleutelgebruikers een voorkeur uitgesproken die is voorgelegd aan de stuurgroep. De stuurgroep heeft besloten om de voorkeursleverancier het traject te vervolgen.
De leverancier heeft enkele bedrijven voorgesteld die vergelijkbaar zijn met Van Geloven en die dezelfde functionaliteit gebruiken. Een aantal sleutelgebruikers hebben het bedrijfsbezoek voorbereid en een vragenlijst opgesteld die vooraf is toegezonden. Hierdoor was het bezoek zeer effectief en zijn een groot aantal onderwerpen behandeld.
De directie van de leverancier heeft samen met de directie van Van Geloven een aantal keren om de tafel gezeten. Van Geloven heeft de verwachtingen helder neer gezet en de leverancier heeft een duidelijk commitment uitgesproken om van het project een gezamenlijk succes te maken. Ook zijn de lijnen uitgezet voor de aanpak van het project.
De afdeling Inkoop heeft de onderhandelingen gevoerd met de leverancier en gekeken naar punten als:
Het resultaat is voorgelegd aan de stuurgroep en de keuze is gemaakt om met de leverancier door te gaan naar de volgende fase.
Gestart wordt met de blauwdrukfase, waarin de de leverancier samen met de sleutelgebruikers in verschillende workshops de volledigheid nagaat van de specificaties en al een versie van de oplossing laat zien. Het resultaat van de deze fase is dat de leverancier een goed beeld heeft van de gewenste oplossing en een goede offerte kan maken voor de realisatie en de invoering. De gebruikers hebben al een goede indruk gekregen van de toekomstige oplossing.
Er is een draagvlak gecreëerd bij een grote groep toekomstige gebruikers:
Het selectietraject heeft relatief kort geduurd en is ook door de leveranciers als professioneel en transparant ervaren.
Heeft u nog vragen over deze case of bent u benieuwd wat Greywise voor u kan betekenen. Neem eens contact op met Jos.
