De leverancier heeft de opdracht ontvangen voor de bouw van het systeem en daarmee begint het project pas echt. Zoals bij alle IT projecten moeten een aantal stappen doorlopen worden:
- Specificeren
- Bouwen
- Testen
- In bedrijf stellen
Bij Manufacturing Execution Systeem projecten komen echter een groot aantal factoren kijken. In veel gevallen worden deze bij de aanvang van het project niet voldoende belicht en in de planning meegenomen.
Gedurende het project komen de verrassingen naar boven en ontstaat de vertraging, overschrijding en frustratie. Een leverancier kent deze factoren, zal ze ook wel benoemd hebben, maar heeft vaak niet de mogelijkheden om deze binnen de organisatie goed over het voetlicht te krijgen.
Een ervaren partij die aan de kant van de klant staat en opereert in nauwe samenwerking met het management kan dit vaak wel voor elkaar krijgen. Het project loopt voor beide partijen soepeler; de leverancier kan efficient werken en de doelen die de klant gesteld heeft worden gehaald.
Voorwaarden voor succes
Een groot aantal factoren bepalen het succes van het project:
Specificeren
Bij Manufacturing Execution Systeem projecten wordt het systeem in drie stappen gespecificeerd:
- Gebruikersspecificatie
- Functionele specificatie
- Technische specificatie
Bij verschillende projecten heeft Greywise de gebruikersspecificatie opgesteld. Dit heeft voordelen voor zowel de klant als de leverancier. De werkwijze van Greywise kenmerkt zich door:
- Beproefde aanpak gebaseerd op de ISA-95 standaard
- Focus op productieprocessen en goederenstromen en tracking & tracing borgen
- Eindgebruikers vroeg betrekken wat leidt tot een hogere acceptatie
- Alle afdelingen die met het nieuwe systeem te maken krijgen worden tijdig betrokken
- Kritisch blik op de bedrijfsvoering, pro-actief met verbetervoorstellen
- Beschrijving van de interfaces en noodzakelijke aanpassingen in andere systemen
- Snel antwoord op vragen omdat we de weg in de organisatie kennen
- Gebaseerd op best practices in de voedingsindustrie, niet op de mogelijkheden van het systeem
Voor de leverancier betekent dit dat hij sneller en effectiever aan de slag kan met de functionele en technische specificaties. Het levert tijdwinst op en verhoogt de kwaliteit.
Interfaces
Een Manufacturing Execution System heeft altijd een aantal interfaces:
- ERP systeem
- Besturingssysteem, zoals PLC’s, SCADA en DCS
- Randapparatuur, zoals scanners, labelprinters, weegapparatuur en vision systemen
Greywise stelt de interface specificatie op, zowel inhoudelijk als technisch, en zorgt voor de afstemming tussen de verschillende partijen tijdens de bouw-, test- en implementatiefase.
Uitzonderingsgevallen
Het risico bestaat dat een leverancier zich (te veel) richt op de “happy flow” omdat er in de specificatiefase te weinig tijd genomen is voor het in kaart brengen van de uitzonderingsgevallen.
Nu hoeven niet alle uitzonderingen in het systeem te worden opgenomen, maar er moeten wel instructies zijn hoe operators moeten handelen. Wij houden daarmee rekening bij het testen, de documentatie en de training.
Opleiding
De system integrator levert een aantal dagen “train-de-trainer” en dan is het aan uw organisatie om alle toekomstige gebruikers op juiste niveau te brengen. Vaak blijkt dat de klant onvoldoende mensen met het juiste niveau en vaardigheden kan vrijmaken om dit te doen.
Wij kennen de materie en weten waaraan de opleidingen moeten voldoen. We maken het trainingsprogramma en kunnen ook de trainingen geven. Van belang is dat deze kennis geborgd is in uw organisatie.
Naast klassikale trainingen en training on the job verzorgen wij ook complete E-learning programma’s afgestemd op de behoefte van de klant. Wij zorgen voor de content die opgenomen kan worden in de E-learning omgeving van de klant en kunnen ook een volledig werkende E-learning omgeving leveren.
Testen
De leverancier verwacht dat de klant het systeem test. Hiervoor moet een testplan geschreven worden en testscripts worden opgesteld. In veel gevallen heeft de klant de expertise en de tijd niet om dit goed te doen. Omdat we ook de specificaties samen met de klant hebben opgesteld zijn we ook goed in staat om de testen te schrijven waaruit moet blijken dat het systeem aan deze specificaties voldoet.
Dit doen we samen met de toekomstige gebruikers (vaak operators) die de testen uitvoeren. De testen worden uitgevoerd op een testomgeving die de werkelijkheid zo dicht mogelijk benaderd. Wij zorgen er voor dat de systeem integrator de fouten en onvolkomenheden ook oplost.
Hoe beter getest wordt, hoe minder problemen tijdens de go-live. Dit voorkomt ongeplande stilstand en verhoogt de acceptatie.
Documentatie
Voor de gebruikersdocumentatie geldt dat deze praktisch moet zijn. Geen dikke boekwerken, maar duidelijke instructies op een A4-tje, die eenvoudig toegankelijk zijn en toegespitst op de behoefte van de gebruiker. Daar waar mogelijk proberen we de help-functie te integreren in het systeem. De gebruikers, vaak operators, worden betrokken bij het opstellen van de documentatie.
De documentatie wordt voor de test opgesteld en tijdens de test getoetst op de praktische werkbaarheid. Het gebruik van de documentatie is ook onderdeel van de training.
Fall back procedures
Na een grondige test van het systeem is de kans klein dat er tijdens de opstart nog iets helemaal verkeerd gaat waardoor de productievoortgang in gevaar komt. Maar ook met deze situatie moet rekening gehouden worden en vooraf moet worden nagedacht of het mogelijk is om terug te gaan naar de oude situatie of via workarounds de productie aan de gang te houden.
Betrouwbaarheid van het systeem
Het is van groot belang dat het MES systeem niet de oorzaak is van ongeplande productiestilstand. Daarbij spelen verschillende factoren een rol. Een daarvan is de technische IT infrastructuur, de servers en het netwerk waar de applicatie op draait.
Er zijn verschillende mogelijkheden deze infrastructuur op te zetten. Meestal is hoe betrouwbaarder, hoe duurder. Het is belangrijk hier juiste keuzes in te maken.
Go-Live support
Er wordt veel energie gestoken in de opleiding van de operators en er liggen goede handleidingen klaar. Toch zullen operators zich de eerste dagen onzeker voelen. Als er dan extra ondersteuning is draagt dit bij tot meer vertrouwen, een steilere leercurve en een betere acceptatie.
Bij problemen is er adequate ondersteuning en kunnen operators begeleid worden in het contact met de support afdeling.
Scope bewaking en Change Management
Primair is natuurlijk een goede specificatie van belang waarin alle eisen en wensen zijn opgenomen. Toch zullen er tijdens de voorbereiding en invoering nieuwe inzichten ontstaan en nieuwe wensen naar voren komen.
Nee zeggen tegen elke vraag kan niet en overal ja op zeggen leidt tot vertraging en budgetoverschrijding.
De besluitvorming hierover zal goed ingeregeld moeten worden en betrokkenheid van het management is een must.
Support
Zeker in de eerste maanden na go-live wordt regelmatig een beroep gedaan op de Support afdeling. Dan is het belangrijk dat de support medewerkers goed zijn opgeleid en beschikken over de juiste uitvraagscripts. Vaak worden de support medewerkers betrokken in de opstartfase van het project zodat ze het systeem, de processen, de organisatie en de mensen leren kennen.
Onze ervaring is dat het na go-live te lang duurt voordat de Support afdeling op het goede peil is. Dit leidt tot onnodige productiestilstand en frustratie bij de gebruikers.
System Health Monitoring
De goede werking va het MES is afhankelijk van een groot aantal factoren. De applicatie mag niet onverwacht stoppen, de verschillende servers moeten goed functioneren, de interfaces moeten betrouwbaar werken en het netwerk met routers en firewalls moet goed ingeregeld zijn.
Als er ergens een probleem optreedt is het van groot belang dat dit tijdig en bij voorkeur automatisch gesignaleerd wordt. Het is mogelijk om de verschillende onderdelen op hun goede werking te monitoren. De status kan worden weergeven op een dashboard dat zichtbaar is bijvoorbeeld in de regelkamer en bij de support afdeling.
Een veel voorkomend probleem is een haperende interface. Als de verbruiken en opbrengsten niet meer doorkomen in het ERP systeem wordt de voorraad in het ERP systeem niet meer goed weergegeven. Dit kan pas uren later worden opgemerkt. Als dan pas gestart wordt met het oplossen van het probleem kan dat leiden tot productiestilstand.
Projectmanagement
De project manager van de system integrator zal er natuurlijk naar streven van het project een succes te maken.
Dat kan hij niet alleen.
Daarvoor is ook aan de kant van de klant een goede project manager nodig, die de interne zaken in goede banen leidt:
- zoals het bewaken van de scope en het budget
- zorgen voor een goede besluitvorming bij wijzigingen
- het vrijmaken van medewerkers voor activiteiten in het project
- afstemming met productie over de planning en de rapportage naar de stuurgroep
Ben jij benieuwd of een MES interessant voor jullie productieomgeving is?
