Bij de implementatie van software is er vaak een sterke focus op technische details. Veel aandacht gaat uit naar aspecten zoals interfacing tussen applicaties, infrastructuurkeuzes (on-premise vs. cloud), en cybersecurity. Echter, het menselijke aspect wordt vaak veel te beperkt meegenomen. Wij pretenderen dat de transitie al begint bij de start van het project en niet bij de live-gang!
De technische integrator heeft doorgaans de leiding over de functionele en technische gesprekken, maar wie zorgt er voor de eindgebruikers van het systeem? Wie vertaalt de technisch beschreven oplossing naar wat dit nou precies betekent voor de gebruiker. Wie legt uit wat er gaat veranderen en wat er van hen wordt verwacht? Het succes van een systeem hangt niet alleen af van de technische inrichting, maar ook van de mate waarin gebruikers ermee kunnen en willen werken. Ook al begint verandering in Productie-IT/OT strategisch, het betekent niet automatisch dat de eindgebruikers niet betrokken kunnen worden, sterker nog, de meeste beslissingen die genomen gaan worden zullen impact hebben op de manier van werken werkvloer.
Dit is waar onze MOMS-transitiemanager een sleutelrol speelt. Een belangrijke taak voor onze transitiemanager is o.a. om vanaf de start van het te zorgen dat de gebruikers betrokken blijven. Onze MOMS-transitiemanager werkt samen een projectversneller en dit duo is gedurende het project verantwoordelijk om de betrokkenen op de hoogte van de vorderingen te houden, te betrekken de testfases en ervoor zorgen dat ze de noodzakelijke trainingen volgen zodat ze goed voorbereid de go-live ingaan.
Verandering wekt vaak angst op. Onze transitiemanager is er om deze angst te minimaliseren door duidelijke communicatie en training. Een grondige voorbereiding, constante training en herhaalde testen zijn essentieel. Wanneer een systeem live gaat, zoals we onlangs tijdens een WMS-implementatie weer hebben gewerkt, komen er genoeg vragen van de eindgebruikers over het gebruik van nieuwe apparatuur en software. Onze transitiemanager zorgt ervoor dat er een proces is ingericht om support te bieden. Dat doet hij niet alleen, dat doet hij met een team. Zij zijn aanwezig om support te bieden, vragen te beantwoorden, en gebruikers stap voor stap vertrouwd te maken met het nieuwe systeem. In dit proces is het Knoster-model (zie afbeelding hieronder) van cruciaal belang. Het model benadrukt dat voor een goede implementatie een gedragen visie, voldoende skills, motivatie, de juiste resources en een duidelijk actieplan noodzakelijk zijn. Elk van deze elementen is essentieel; ontbreekt er een, dan is de kans op falen van het project aanzienlijk. Dit is de reden waarom onze transitiemanager, in samenwerking met onze projectversneller, ervoor zorgt dat geen van deze componenten over het hoofd wordt gezien. Componenten waar de system integrator niet direct mee aan de slag gaat, zij zijn tenslotte verantwoordelijk voor de technische oplevering van het MOMS-systeem.
Knoster-model: Model voor het beheren van complexe verandering
Verandermanagement binnen implementaties is een vaak ondergewaardeerd element dat een enorme impact kan hebben op het succes van een project. Een ervaren transitiemanager speelt een cruciale rol in het overbruggen van de kloof tussen technische mogelijkheden en menselijke acceptatie. Hun inzet en vaardigheden zijn onmisbaar in het realiseren van een soepele overgang en het maximaliseren van de voordelen van nieuwe systemen binnen een organisatie.
Wij komen graag bij jullie langs om de mogelijkheden te bespreken!
