Geschreven door Steven Hensen, mede-eigenaar van Greywise en vooral actief betrokken in de voorfase van MES-projecten. Dit artikel is gebaseerd op ervaringen uit verschillende MES-trajecten, gecombineerd met enkele externe bronnen.
Natuurlijk kun je een MES-businesscase berekenen
Laten we vooropstellen: er zijn absoluut financiële baten die je kunt proberen te kwantificeren. Afhankelijk van de productieomgeving kun je bijvoorbeeld kijken naar:
- hogere OEE en meer beschikbare productiecapaciteit;
- minder stilstanden en snelheidsverliezen;
- minder scrap, waste en rework;
- minder handmatige administratie;
- minder fouten in registraties;
- minder klachten, claims en recalls;
- sneller onderzoek bij kwaliteitsafwijkingen;
- betere traceability;
- minder tijd voor rapportages en audits.
Aan de andere kant staan de kosten van software, implementatie, integraties, licenties, support, interne projecturen, training, changemanagement en beheer. Daarmee kun je rekenen. Maar daar begint ook meteen het probleem.
Zes waardegebieden van MES die samenkomen in de investeringsbeslissing.
Minder administratieve uren betekent niet automatisch lagere personeelskosten
Een klassiek voorbeeld is administratieve tijd. Stel dat operators dankzij MES iedere week flink minder tijd kwijt zijn aan productieboekingen, shiftrapporten, kwaliteitsregistraties en het terugzoeken van gegevens.
De verleiding is groot om alle vrijgekomen uren te vermenigvuldigen met een intern uurtarief en het resultaat als jaarlijkse besparing in de businesscase te zetten. Maar wordt die besparing ook werkelijk gerealiseerd? Als een bepaalde ploegbezetting nodig blijft om een productielijn veilig en betrouwbaar te laten draaien, kun je niet ineens een operator uit de ploeg halen omdat iedereen minder tijd kwijt is aan administratie.
Er komt natuurlijk wel tijd vrij, en die tijd kan bijzonder waardevol zijn. Operators kunnen meer aandacht besteden aan het proces, afwijkingen eerder onderzoeken en sneller bijsturen. Teamleiders krijgen betere informatie en kwaliteitsmedewerkers zijn minder tijd kwijt aan zoeken en administreren.
Maar zolang de personeelskosten niet daadwerkelijk dalen of de vrijgekomen capaciteit aantoonbaar elders waarde oplevert, moet je voorzichtig zijn om die uren als cashbesparing in je businesscase op te nemen.
Dit onderscheid tussen operationele verbetering en daadwerkelijke financiële waarde is belangrijk bij het opstellen van een businesscase. Ook ISPE benadrukt bij het financieel onderbouwen van MES-investeringen dat moet worden gekeken naar de daadwerkelijke verandering ten opzichte van de situatie zonder investering, in het artikel Justifying Investment in Manufacturing Execution Systems.
Minder administratieve uren ≠ automatisch lagere personeelskosten.
Minder registreren kan veel waarde opleveren, maar is pas een directe personeelsbesparing als de benodigde capaciteit of kosten daadwerkelijk afnemen.
Hetzelfde geldt voor OEE
Een hogere OEE is een veelgenoemde reden om in MES te investeren. Dat is logisch: een MES maakt verliezen veel beter zichtbaar. Waarom stond de lijn stil? Waarom draaide hij langzamer? Waar ontstaat afkeur? Welke oorzaken keren steeds terug?
Maar 5 procentpunt OEE-verbetering is nog geen financiële businesscase. De relevante vraag is: wat is één procentpunt OEE op déze productielijn daadwerkelijk waard? Bij een lijn die de bottleneck van de fabriek vormt en waar extra productie ook daadwerkelijk verkocht kan worden, kan één procentpunt veel geld waard zijn. Bij een lijn met voldoende overcapaciteit is de financiële waarde misschien veel kleiner.
Je moet dus de stap maken van meer inzicht, naar procesverbetering, naar extra effectieve capaciteit, naar financiële waarde. En juist in die laatste stap zitten vaak aannames. Een procentpunt OEE heeft niet bij iedere fabriek dezelfde waarde.
Dit sluit aan bij een recente publicatie van Automation World over het bouwen van een realistische MES-businesscase. Daarin wordt juist gewaarschuwd voor generieke aannames zoals een vast percentage OEE-verbetering of scrapreductie. De betere route is om te beginnen bij concrete verliezen in de eigen productieomgeving en van daaruit de potentiële waarde te bepalen, zoals beschreven in How to Build an MES Business Case That Actually Survives Reality.
Pas op dat je dezelfde winst niet drie keer meetelt
Nog zo’n valkuil. Stel dat MES ervoor zorgt dat afwijkingen eerder worden ontdekt. Daardoor ontstaat minder afkeur en stijgt tegelijkertijd de OEE. Dan kun je niet zonder meer rekenen met bijvoorbeeld 100.000 euro OEE-verbetering, plus 50.000 euro minder waste, plus 50.000 euro kwaliteitsverbetering. Het kan gedeeltelijk drie keer dezelfde verbetering zijn.
Een goede businesscase probeert daarom niet zoveel mogelijk baten te verzamelen, maar juist kritisch te bepalen welke baten werkelijk onafhankelijk van elkaar zijn.
Een iets conservatievere businesscase die overeind blijft, vinden wij waardevoller dan een prachtige ROI-berekening die vooral is gebouwd om een investering goedgekeurd te krijgen.
En dan komen de voordelen die bijna niet in euro’s zijn uit te drukken
Hier wordt de MES-businesscase pas echt interessant. Want wat is bijvoorbeeld de financiële waarde van:
- direct kunnen achterhalen waar een bepaalde grondstof is gebruikt?
- voorkomen dat een operator een verkeerde receptuur of instelling gebruikt?
- digitale werkinstructies in plaats van kennis in het hoofd van één ervaren medewerker?
- sneller kunnen achterhalen waarom gisteren een kwaliteitsafwijking ontstond?
- niet meer afhankelijk zijn van allerlei Excel-lijsten en papieren formulieren?
- aantoonbare digitale kwaliteitsborging richting klanten en auditors?
Je kunt overal een eurobedrag achter proberen te zetten, maar daarmee wordt het bedrag niet automatisch betrouwbaar. En toch kunnen juist deze argumenten doorslaggevend zijn om wél in MES te investeren.
Ook in MES-literatuur van ISA worden voordelen als standaardisatie, processtabilisatie, het verminderen van menselijke fouten en het beter vastleggen en verspreiden van proceskennis als belangrijke effecten van MES benoemd, zoals in Manufacturing Execution Systems van ISA.
Misschien is de betere vraag: wat kost het als we niets doen?
Dit is een vraag die wij graag naast de traditionele ROI-berekening zetten. Stel dat we de komende vijf jaar blijven produceren zoals we nu produceren. Kunnen we het ons veroorloven om dezelfde fouten te blijven maken? Kunnen we blijven werken met cruciale proceskennis die vooral in de hoofden van enkele ervaren operators zit? Wat gebeurt er als die operators de komende jaren met pensioen gaan?
En misschien nog fundamenteler: zijn we over vijf jaar nog een aantrekkelijke werkgever voor een nieuwe generatie operators en technici, als zij moeten werken met processen en hulpmiddelen die nauwelijks gedigitaliseerd zijn? Dat zijn lastige vragen om in een Excel-businesscase te stoppen, maar dat maakt ze niet minder relevant.
Sterker nog: het meenemen van de situatie waarin je níét investeert is ook vanuit financieel perspectief logisch. ISPE noemt bij de beoordeling van MES-investeringen expliciet een base case: de verwachte situatie wanneer de investering niet wordt gedaan. Juist het verschil tussen die ontwikkeling en de situatie mét investering helpt om een investeringsbesluit te beoordelen.
| Wat levert investeren in MES op? | Wat kan niet investeren betekenen? |
|---|---|
| Meer productiecapaciteit | Dezelfde fouten blijven terugkomen |
| Minder verlies en fouten | Afhankelijk blijven van ervaren medewerkers |
| Minder administratie | Moeilijker nieuwe mensen aantrekken en opleiden |
| Betere kwaliteit en traceability | Achterblijven bij toekomstige klant- en kwaliteitseisen |
| Betere informatie | Beperkte mogelijkheden om verder te groeien |
| Betere kennisborging | Blijven werken met versnipperde informatie |
Niet alles is in euro’s uit te drukken. Het hoort wel in de investeringsbeslissing.
Denk ook verder dan de investering in jaar één
Wie toch een financiële businesscase opstelt, moet bovendien naar de volledige kosten kijken, niet alleen naar de offerte voor de eerste implementatie.
| Eenmalig | Structureel |
|---|---|
| Implementatie | Softwarelicenties |
| Interfaces | Hosting/cloud |
| Configuratie | Support |
| Hardware waar nodig | Applicatiebeheer |
| Masterdata/migratie | Onderhoud |
| Testen | Doorontwikkeling |
| Training | |
| Project- en changemanagement | |
| Interne projecturen |
Vooral bij verdere uitrol kan dit belangrijk worden. Een MES dat aantrekkelijk geprijsd is voor één productielijn kan bij tien lijnen een heel andere Total Cost of Ownership hebben. Kijk daarom tijdens een MES-selectie niet alleen naar de initiële investering, maar ook naar het licentiemodel, beheer en de verwachte kosten van verdere uitrol.
Werk met scenario’s in plaats van schijnzekerheid
Omdat een MES-businesscase zoveel aannames bevat, geloven wij niet zo in één exact ROI-getal. “De terugverdientijd is 2,3 jaar” klinkt lekker concreet, maar suggereert een zekerheid die er vooraf meestal helemaal niet is.
Werk liever met scenario’s. Wat gebeurt er wanneer de OEE met twee procentpunt verbetert, en wat wanneer het er vijf zijn? Wat als slechts een deel van de verwachte tijdwinst wordt gerealiseerd? Wat als de implementatiekosten hoger uitvallen? En wat gebeurt er wanneer je de moeilijk kwantificeerbare voordelen helemaal niet in euro’s meerekent?
Dan kun je bijvoorbeeld werken met een conservatief, realistisch en optimistisch scenario. Dat vertelt management veel meer dan één mooi ROI-percentage.
Ook ISPE adviseert bij MES-businesscases het gebruik van verschillende scenario’s en financiële maatstaven zoals cashflow, payback, NPV en IRR.
Je hoeft de volledige businesscase vooraf niet te bewijzen
Misschien wel de belangrijkste consequentie daarvan: probeer niet iedere aanname vóór de MES-implementatie tot drie cijfers achter de komma te onderbouwen. Dat kost enorm veel tijd en sommige antwoorden kun je vooraf simpelweg niet weten. Je kunt een eerste implementatie juist gebruiken om ze te meten.
Voor implementatie: wat is onze huidige OEE? Hoeveel tijd besteden we aan registraties? Hoeveel afkeur hebben we? Hoe lang duurt traceability-onderzoek? Welke fouten komen regelmatig terug?
Tijdens de eerste implementatie: hoeveel inspanning kost de implementatie werkelijk? Hoe snel adopteren operators de nieuwe werkwijze? Welke functionaliteiten leveren daadwerkelijk waarde?
Na enkele maanden: wat is er aantoonbaar veranderd? Op basis daarvan kun je de businesscase voor verdere uitrol opnieuw beoordelen.
Niet vooraf alles proberen te voorspellen, maar de onzekerheid gedurende de implementatie verkleinen.
Dat sluit ook aan bij de gefaseerde aanpak die Automation World voor MES-businesscases beschrijft: werk in stappen, formuleer per fase welke waarde je verwacht en gebruik werkelijke resultaten om de businesscase voor een volgende fase verder aan te scherpen.
De businesscase hoeft vooraf niet perfect te zijn. Zorg vooral dat je weet welke aannames je tijdens de implementatie wilt toetsen.
Dat past ook bij onze aanpak van een MES implementatie: begin niet automatisch met een big-bang-uitrol, maar bepaal waar je een eerste resultaat kunt realiseren en gebruik die ervaring voor volgende stappen.
Dus: wat is de ROI van MES?
Als iemand ons vraagt wat de ROI van MES is, is ons antwoord niet “gemiddeld twee jaar”. We zouden ook voorzichtig zijn met leveranciers of adviseurs die dat zonder verdere context wel kunnen vertellen. De businesscase hangt af van je productieproces, bottlenecks, huidige verliezen, kwaliteit, personeelsbezetting, automatiseringsniveau en vooral van de rol die MES daarin moet gaan spelen.
Een financiële businesscase maken kan zeker: kijk naar OEE, capaciteit, waste, kwaliteit, administratie, klachten, traceability en de totale kosten van implementatie en beheer. Maar wees eerlijk over wat je wel en niet kunt kwantificeren.
Stel naast de vraag “wat levert MES ons op” ook eens de vraag: wat gebeurt er met onze fabriek als we de komende vijf jaar níét investeren in verdere digitalisering?
Voor veel productiebedrijven geeft die tweede vraag uiteindelijk minstens zoveel inzicht in de noodzaak van de investering als een ROI-berekening in Excel.
Weet je nog niet of MES daadwerkelijk de juiste oplossing is? Begin dan met het in kaart brengen van de digitaliseringskansen in productie. Is de richting al duidelijk, dan kun je verder met het opstellen van requirements en de selectie van een passend MES.
