Achtergrond: complexiteit in een groeiende foodorganisatie
Van Geloven is een ontwikkelaar en producent van A-merk- en private label diepvriessnacks en maaltijdcomponenten voor de retail- en foodservicesector in Europa. Tot de bekendste merken behoren Mora, Van Lieshout Snacks, Welten Snacks en Hebro. De organisatie beschikt over vier productielocaties en marketing- & salesunits in Nederland en België.
De uitdaging: grip houden op duizenden specificaties
Van Geloven produceert meer dan 4.000 SKU’s in vier fabrieken, bestemd voor een groot aantal afnemers in retail en foodservice. Dit vraagt om het beheren en onderhouden van duizenden specificaties van grondstoffen, verpakkingen, halffabricaten en eindproducten.
Productontwikkeling en -verbetering vinden projectmatig plaats. Daarbij is het essentieel dat alle betrokken afdelingen gecontroleerde toegang hebben tot actuele specificaties en dat deze snel en betrouwbaar kunnen worden gedeeld met leveranciers en klanten. Om dit te ondersteunen besloot Van Geloven op zoek te gaan naar een nieuwe, geïntegreerde oplossing voor productspecificatie- en projectmanagement. Greywise werd gevraagd het selectieproces te begeleiden.
Onze aanpak: van eisen naar gedragen keuze
Stap 1 – Functionele en organisatorische eisen vaststellen
Samen met de IT Manager is bepaald welke medewerkers vanuit de verschillende locaties betrokken moesten worden. In een reeks workshops zijn de wensen en eisen voor het nieuwe systeem scherp geformuleerd. Greywise bracht hierbij actief ervaring uit vergelijkbare trajecten in.
Stap 2 – Shortlist van geschikte leveranciers
Parallel aan de workshops is een shortlist opgesteld op basis van Greywise’ marktkennis en vooraf vastgestelde criteria, waaronder:
- Functionaliteit voor specificatie- en projectmanagement
- Implementatiebegeleiding in het Nederlands
- Referenties bij vergelijkbare foodbedrijven
Na toetsing bleven twee potentiële leveranciers over.
Stap 3 – Kennismaking en eerste beoordeling
Beide leveranciers presenteerden hun oplossing en gaven een standaarddemo aan de sleutelgebruikers. De evaluatie liet zien dat beide partijen in staat waren de gevraagde functionaliteit te leveren. De stuurgroep besloot daarom met beide leveranciers het selectietraject voort te zetten.
Stap 4 – Verdiepende selectie en casusdemonstraties
Er werd een gestructureerde aanvraag voor offerte opgesteld, bestaande uit:
- De selectieprocedure
- Bedrijfsinformatie en kengetallen
- Een uitgebreide vragenlijst
- Een inhoudelijke casus
De leveranciers lichtten hun offerte toe en gaven een uitgebreide demo op basis van de casus. Na evaluatie spraken de sleutelgebruikers een voorkeur uit, die door de stuurgroep is bekrachtigd.
Stap 5 – Validatie via bedrijfsbezoeken en directiegesprekken
De voorkeursleverancier organiseerde referentiebezoeken bij vergelijkbare organisaties. Deze bezoeken waren zorgvuldig voorbereid door de sleutelgebruikers en leverden waardevolle inzichten op. Daarnaast vonden meerdere gesprekken plaats tussen de directies van Van Geloven en de leverancier, waarin verwachtingen, commitment en projectaanpak zijn afgestemd.
Stap 6 – Onderhandeling en besluitvorming
De inkoopafdeling voerde de onderhandelingen, waarbij onder meer is gekeken naar:
- Het licentiemodel en toekomstige uitbreidingen
- Taakverdeling en tarieven
- Commitment en risicomanagement
Na voorlegging aan de stuurgroep is besloten het traject met de geselecteerde leverancier voort te zetten.
Gefaseerde implementatie: gecontroleerd naar realisatie
Het traject start met een blauwdrukfase waarin de leverancier en sleutelgebruikers gezamenlijk de volledigheid van de specificaties toetsen. Tegelijk wordt een eerste versie van de oplossing gepresenteerd. Deze fase resulteert in een scherp beeld van de gewenste oplossing en een onderbouwde offerte voor realisatie en invoering.
Het resultaat: draagvlak en duidelijke richting
Het selectietraject heeft geleid tot breed draagvlak binnen de organisatie:
- Transparantie in alle stappen van het proces
- Zorgvuldige en gedragen besluitvorming
- Een helder beeld van de toekomstige oplossing
Daarnaast is het traject relatief kort doorlopen en door alle betrokken leveranciers als professioneel en transparant ervaren.
