De behoefte

Verspilling voorkomen door het automatiseren van de datastroom van de productievloer naar de kantoorinrichting en visa versa.

Kantoorautomatisering in ERP

Vrijwel iedere productie organisatie werkt met een kantoorautomatiseringssysteem. Dit systeem is vaak een ERP systeem. Bij de inrichting van het ERP systeem is er gekeken naar de workflow van de bedrijfsprocessen.

De workflow is de opeenvolging van activiteiten die het ERP systeem moet uitvoeren. In sommige gevallen is het bedrijfsproces aangepast aan de aanwezige workflow van het ERP systeem. De opeenvolgende administratieve activiteiten zorgen ervoor dat bedrijfskundige informatie correct ‘in de boeken’ komt. Dit zorgt ervoor dat o.a. de financiële boekhouding in orde is.

Van productieproces naar ERP systeem

In het ERP systeem wordt informatie uit het productieproces bijgehouden, voorbeelden hiervan zijn:

• De voorraad van grondstoffen, ingrediënten en chemicaliën.
• De verbruikte grondstoffen voor het uitvoeren van een order.
• De geproduceerde hoeveelheid eindproduct van een order.
• Het aantal personeelsuren dat gebruikt is voor het produceren van een order.
• Het aantal uren dat er stilstand is geweest bij het produceren van een order.
• De resultaten van monstername activiteiten gedurende het produceren van een order.

Communicatielijnen

Vanuit de productievloer worden de procesgegevens aangeleverd naar de medewerkers op het kantoor en die zorgen ervoor dat deze gegevens in het ERP terecht komen. De communicatie loopt bijvoorbeeld door middel van papieren formulieren, gedeelde documenten in gedeelde mappen in het netwerk, via de mail of via de telefoon.

Verspilling

Volgens de LEAN methode zijn er 7 vormen van verspilling namelijk; overproductie, wachten, transport, overbodige processtappen, voorraad en onnodige bewegingen.

Overbodige processtappen

Indien een operator geen toegang heeft tot het ERP dan zijn dit de processtappen die nodig zijn om de informatie in het ERP te krijgen:

1. Operator leest informatie af.
2. Operator schrijft informatie op.
3. Operator communiceert informatie.
4. Kantoormedewerker ontvangt informatie.
5. Kantoormedewerker leest informatie af.
6. Kantoormedewerker voert informatie in.

De gevolgen van een foutje in de overbodige processtappen hebben grote impact op de processen, een voorbeeld:

• Hoeveel is er geproduceerd? 123.455,00 kg
• Voor welke productieorder? 2024931
• Welke batches zijn er geproduceerd? A11120303, A11120304, A11120305
• Starttijd/datum van de order: 23:43 / 11-12-2014
• Eindtijd/datum van de order: – / – (order loopt nog)
• Om nog een stapje dieper te gaan, het vaststellen van het batchnummer gebeurt door een medewerker op basis van bepaalde logica. In het voorbeeld staat de A voor het jaar (2014), daarna volgt de dag (11), de maand(12), lijnnummer (03) en batchnummer (03,04,05).

De geproduceerde hoeveelheid per dienst moet worden doorgegeven. De productiemedewerker leest op zijn scherm (SCADA) af wat er geproduceerd is of telt het aantal pallets dat geproduceerd is en berekent het aantal kg’s eindproduct. In dit geval 123.455 kg. De operator voert 123.445 kg in. Deze foute registratie maakt een verschil van 9 ton op het eindproduct in het ERP systeem.

Wanneer komt dit foutje boven water?

Dat er een fout is gemaakt gaat opgemerkt worden, desondanks is het moeilijk dan wel onmogelijk de oorzaak te herleiden.

Wat zijn de (mogelijke) gevolgen van dit foutje?

• Verschil in voorraad eindproduct
• Klant kan niet worden beleverd (fout komt boven water!)
• Klant moet worden beleverd! Extra productieorder wordt ingepland; planning wordt aangepast; lopende order moet onderbroken worden. Dit heeft mogelijke gevolgen voor de levertijd naar andere klanten.
• Op basis van de geproduceerde hoeveelheid worden er te veel materialen, grondstoffen en ingrediënten (BOM) afgeboekt.
• Bestelpunt wordt bereikt. Onnodige administratieve acties om bestellingen te plaatsen.
• Voorraad van materialen, grondstoffen en ingrediënten is tijdelijk hoger dan normaal (ruimte, rente, risico).

Dergelijke fouten komen in elke organisatie voor. Om dit probleem te ondervangen wordt er in de financiële boekhouding in het ERP systeem een ruime marge gehanteerd. Betere controle op het productieproces zorgt ervoor dat er geen of kleinere marges aangehouden kunnen worden.

Voorraad en wachttijd: operators in de nacht

Veel productiebedrijven produceren 24 uur per dag, 8 uur per dag is er ondersteuning uit de kantooromgeving aanwezig, de overige 16 uur loopt het productieproces door zonder deze ondersteuning. In deze 16 uur creëren productiemedewerkers een voorraad aan informatie die tijdens kantooruren weggewerkt wordt. Als er onduidelijkheid op kantoor over een productie is dan is het opbellen van de betreffende medewerker die op dat moment dienst heeft vaak geen optie, deze verdient namelijk ook zijn (nacht/dag)-rust. Er wordt dan maar een een aanname gedaan of er wordt gewacht tot de medewerker “hier op terug komt”.

Oplossing

Elke productieorganisatie is uniek, dit geldt daarom ook voor het ERP systeem dat gebruikt wordt. Het gevolg van een fout in het ERP systeem is dan ook organisatie afhankelijk. Onschuldige fouten kunnen echter tot een hoop extra werk, voorraad of onnauwkeurigheid in het ERP systeem leiden.

Verspilling herkennen is de grootste uitdaging. Om verspilling te herkennen moet men eerst de technische mogelijkheden kennen om deze verspilling tegen te gaan. Heeft men een idee van de technische mogelijkheden, dan moet er een Manufacturing-IT visie komen.

Blind vertrouwen op automatische communicatie tussen IT systemen is voor veel eindgebruikers lastig. De implementatie en testfase zijn essentieel om het vertrouwen van de eindgebruikers te winnen.